Tłumaczenie przysięgłe wykonane z kopii lub skanu jest w pełni akceptowalne w ogromnej większości przypadków.
Wymóg tłumaczenia „z oryginału” pojawia się wyłącznie w sytuacjach, w których instytucja musi mieć pewność, że dokument źródłowy jest w 100% autentyczny i nie został zmodyfikowany.

Najczęściej dotyczy to:

• niektórych postępowań sądowych,
• wybranych czynności notarialnych (np. przy aktach własności, pełnomocnictwach specjalnych),
• części procedur administracyjnych – szczególnie tam, gdzie urząd sam musi zweryfikować oryginał, często w Urzędach Stanu Cywilnego i Wydziałach Komunikacji,
• sytuacji, w których instytucja wprost informuje, że wymagane jest tłumaczenie „z oryginału” (np. w piśmie urzędowym lub instrukcji do wniosku).

Warto podkreślić, że nawet w tych przypadkach jedyną różnicą jest treść klauzuli poświadczającej – tłumacz musi napisać, że tłumaczenie sporządzono z oryginału, a nie z kopii.

Tłumaczenie przysięgłe z oryginału NIE różni się merytorycznie od tłumaczenia ze skanu – jest po prostu formalnie wymagane w kilku bardziej restrykcyjnych procedurach.

Jeżeli dana instytucja wymaga poświadczenia z oryginału, dokument można:

• wysłać do nas kurierem lub pocztą,
• dostarczyć osobiście do biura,
• albo, jeśli to możliwe, przekazać elektroniczny oryginał PDF wystawiony przez urząd.

Po otrzymaniu dokumentu wykonamy tłumaczenie bezpośrednio z oryginału i odpowiednio to zaznaczymy w klauzuli.

Strona tłumaczenia przysięgłego ma ściśle określoną formę, wynikającą z zasad pracy tłumacza przysięgłego oraz przepisów regulujących wykonywanie zawodu. Dokument musi być przygotowany tak, aby instytucja bez żadnych wątpliwości mogła zweryfikować jego autentyczność.

Każde tłumaczenie przysięgłe zawiera:

• pełną treść przekładu, wiernie odtworzoną z dokumentu źródłowego,
• odwzorowanie elementów graficznych, takich jak pieczęcie, podpisy, dopiski, adnotacje, stemple, linie, pola i układ dokumentu – w sposób graficzny lub opisowy,
• numerację stron, nadawaną automatycznie lub ręcznie przez tłumacza,
• pieczęć tłumacza przysięgłego, zawierającą imię, nazwisko, język i numer na liście Ministerstwa Sprawiedliwości,
• podpis tłumacza (w wersji papierowej — odręczny podpis na ostatniej stronie i często parafki na pozostałych),
• klauzulę poświadczającą, która ma moc prawną i jest kluczowym elementem dokumentu.

Klauzula poświadczająca informuje m.in.:

• z jakiego rodzaju dokumentu wykonano tłumaczenie:
  – z oryginału,
  – z kopii,
  – ze skanu/zdjęcia,
  – z dokumentu elektronicznego (np. e-dokumentu z urzędu),
• czy dokument źródłowy zawierał nieczytelne fragmenty, które wymagają adnotacji,
• czy tłumacz uzupełnił brakujące elementy, np. konsekwentne doprecyzowanie formatu dat lub rozwinięcia skrótów (zgodnie z zasadami),
• numer repertorium tłumacza, czyli jego wewnętrzny numer identyfikacyjny dla tego tłumaczenia.

Klauzula jest niezwykle ważna, bo to ona nadaje tłumaczeniu moc prawną — dzięki niej instytucja wie, że dokument został przygotowany przez osobę uprawnioną oraz że treść jest wierna przedstawionemu materiałowi.

To dlatego tłumaczenia przysięgłe są akceptowane przez:

• urzędy w Polsce i za granicą,
• banki,
• sądy,
• uczelnie,
• pracodawców,
• kancelarie notarialne,
• instytucje międzynarodowe.

Tak – w bardzo wielu przypadkach tłumaczenie przysięgłe przesłane w formie PDF (czyli skan papierowej wersji z pieczęcią i podpisem tłumacza) jest w pełni wystarczające do załatwienia sprawy. Jest to obecnie jedna z najczęściej stosowanych i najwygodniejszych form odbioru tłumaczeń, szczególnie w procedurach online, rekrutacjach, kontaktach z firmami, instytucjami zagranicznymi czy bankami.

W praktyce instytucje akceptują PDF, ponieważ zawiera:

• komplet treści tłumaczenia,
• widoczną klauzulę poświadczającą,
• odcisk pieczęci tłumacza przysięgłego,
• podpis tłumacza na dokumencie,
• numerację stron i wszystkie elementy wymagane prawem.

To skan pełnoprawnego dokumentu, sporządzonego przez tłumacza przysięgłego, a nie dokument „elektroniczny” w sensie kwalifikowanego podpisu — dlatego jego ważność wynika z mocy dokumentu źródłowego, a nie sposobu wysyłki.

Warto jednak pamiętać, że:

• niektóre urzędy mogą wymagać dostarczenia również wersji papierowej (np. w postępowaniach administracyjnych, sądowych lub przy aktach notarialnych),
• instytucje zagraniczne często akceptują PDF bez problemu, szczególnie gdy dokument jest składany online.

Jeśli urząd lub instytucja wymaga formy papierowej, drukujemy i wysyłamy oryginał pocztą lub kurierem — także za granicę.

Tak – większość tłumaczeń przysięgłych wykonywanych obecnie w Polsce powstaje właśnie na podstawie skanu lub wyraźnego zdjęcia dokumentu. To standardowa i powszechnie akceptowana forma przekazania materiałów do tłumaczenia, szczególnie w kontaktach online.

Tłumacz przysięgły ma obowiązek wskazać w klauzuli poświadczającej, z jakiego rodzaju materiałem pracował. Może to być:

• „z oryginału” – jeśli dokument został dostarczony fizycznie,
• „z kopii” – jeśli przesłano kserokopię lub kopię papierową,
• „ze skanu” – jeśli dokument trafił w formie cyfrowej (najczęściej),
• „z dokumentu elektronicznego” – jeśli źródłem jest oryginalny PDF z urzędu lub instytucji.

Każda z tych form jest prawnie ważna, a urząd odczytuje ją jako pełnoprawne tłumaczenie przysięgłe.

Skan lub zdjęcie MUSI być tylko na tyle czytelne, aby tłumacz mógł wiernie oddać treść dokumentu. Jeśli jakaś część jest niewyraźna, tłumacz zaznaczy to w klauzuli.

Urzędy, banki, uczelnie, firmy rekrutacyjne i większość instytucji zagranicznych akceptują tłumaczenia wykonane ze skanu, ponieważ liczy się klauzula i pieczęć, a nie sposób dostarczenia dokumentu.

Jedynie w rzadkich, ściśle formalnych procedurach instytucja może wymagać tłumaczenia „z oryginału”. W takich sytuacjach można:

• dostarczyć dokument osobiście,
• wysłać go pocztą lub kurierem,

a tłumacz poświadczy zgodność z oryginałem.

Tak. Pod względem prawnym nie ma różnicy, czy tłumaczenie zostało zlecone osobiście w biurze, czy całkowicie online. Kluczowe jest to, że dokument wykonuje tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministerstwa Sprawiedliwości – a nie forma złożenia zamówienia. Tłumaczenia przysięgłe realizowane online mogą być poświadczone na podstawie:

• oryginału dokumentu,
• kopii,
• skanu lub zdjęcia,
• dokumentu elektronicznego (np. PDF wystawiony przez urząd).

Tłumacz przysięgły zawsze zaznacza to w klauzuli poświadczającej („z oryginału”, „z kopii”, „ze skanu”, „z dokumentu elektronicznego”).
Wszystkie te formy są ważne urzędowo, chyba że instytucja wyraźnie wymaga tłumaczenia „z oryginału”, wówczas niezbędne będzie dostarczenie oryginałów dokumentów do naszego biura (osobiście lub wysyłkowo).

Najczęściej dostępne są dwie formy odbioru:

• wersja papierowa — opatrzona pieczęcią i podpisem tłumacza, wysyłana kurierem lub pocztą,
• wersja elektroniczna PDF — czyli skan podpisanego i ostemplowanego tłumaczenia przysięgłego przesyłany e-mailem (akceptowany przez wiele urzędów, banków, firmy rekrutacyjne i instytucje zagraniczne).

Pod względem prawnym tłumaczenie przysięgłe wygląda tak samo niezależnie od języka, ponieważ każda realizacja musi spełniać wymagania określone w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego. To oznacza, że:

• klauzula poświadczająca ma tę samą strukturę,
• pieczęć i podpis tłumacza mają ten sam zakres danych,
• numeracja stron, układ i zasady odwzorowania treści są identyczne,
• dokument ma taką samą moc prawną, niezależnie od języka źródłowego i docelowego.

Różnice pojawiają się jedynie w kwestiach organizacyjnych, a nie formalnych:

1. Dostępność tłumacza przysięgłego danego języka

Niektóre języki – takie jak angielski, niemiecki czy francuski – są wykonywane bardzo szybko, bo tłumaczy jest wielu.
Inne, np. turecki, łotewski, chiński, fiński czy gruziński, mogą wymagać dodatkowego czasu ze względu na małą liczbę tłumaczy przysięgłych w Polsce.

2. Terminologia specyficzna dla danego kraju

Każdy kraj ma własne przepisy, nazwy instytucji, formaty dokumentów i konwencje prawne, które tłumacz musi znać i uwzględnić. Dlatego doświadczenie tłumacza w pracy z dokumentami danego państwa ma duże znaczenie.

3. Odmienne wymagania urzędów zagranicznych

Część krajów może mieć dodatkowe wymagania dotyczące rodzaju tłumaczenia – np. konieczność:

• legalizacji,
• apostille,
• wersji papierowej,
• tłumaczenia z oryginału, a nie ze skanu.

4. Różnice w standardach zapisu danych osobowych

Niektóre kraje stosują inne zasady zapisu imion, nazwisk, dat lub znaków diakrytycznych – tłumacz musi to uwzględnić, aby dokument był w pełni poprawny.

Mimo tych różnic technicznych, samo tłumaczenie przysięgłe – jego forma i moc prawna – jest identyczne dla każdego języka.

Tak – tłumacz przysięgły może wprowadzić poprawki, ale odbywa się to według ściśle określonych zasad, ponieważ tłumaczenie przysięgłe jest dokumentem urzędowym i każda zmiana musi być transparentna oraz jednoznacznie oznaczona.

Poprawki mogą dotyczyć:

• doprecyzowania terminologii,
• korekty literówki lub oczywistej omyłki pisarskiej,
• uzupełnienia fragmentu, który był w dokumencie źródłowym,
• adnotacji dotyczącej nieczytelnych elementów oryginału,
• aktualizacji formatu lub numeracji.

Jak wygląda proces wprowadzania zmian?

1. Tłumacz przysięgły sporządza nową wersję strony lub całego tłumaczenia – starej wersji nie wolno „poprawiać” ręcznie.
2. W nowej wersji dokumentu tłumacz umieszcza nową klauzulę poświadczającą z odpowiednim numerem repertorium.
3. Tłumaczenie otrzymuje nowy podpis i pieczęć, tak jak każdy dokument urzędowy.
4. W razie potrzeby tłumacz może dodać adnotację, że dokument jest „korygowany” lub „zastępuje wersję poprzednią”.

Kiedy poprawki są darmowe, a kiedy płatne?

• Jeśli poprawka dotyczy oczywistej omyłki lub braków technicznych, jest wykonywana bezpłatnie.
• Jeżeli zmiany wynikają z dostarczenia nowej wersji dokumentu, wcześniejszych zmian po stronie klienta lub chęci naniesienia dodatkowych informacji – tłumaczenie traktowane jest jako nowe zlecenie.

Czy urzędy akceptują poprawione tłumaczenie?

Tak. Ponieważ poprawki są oznaczone nowym numerem repertorium i nową klauzulą, urząd traktuje taki dokument jako pełnoprawne, aktualne tłumaczenie przysięgłe.

Tak – tłumacz przysięgły może odmówić wykonania tłumaczenia, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach, wynikających z zasad wykonywania zawodu i odpowiedzialności zawodowej. Odmowa musi mieć uzasadnienie merytoryczne, a nie dowolny charakter.

Najczęstsze powody odmowy to:

1. Dokument jest nieczytelny lub uszkodzony

Jeśli fragmenty dokumentu są zamazane, nieostre, zasłonięte lub nie da się jednoznacznie odczytać danych – tłumacz nie ma prawa ich interpretować „na własną rękę”.
W takich przypadkach poprosi o lepszy skan lub kopię.

2. Zakres dokumentu wykracza poza kompetencje językowe tłumacza

Tłumacz przysięgły musi działać zgodnie z zasadą szczególnej staranności.
Jeśli dokument dotyczy specjalistycznej dziedziny, w której tłumacz nie ma doświadczenia (np. bardzo specyficzna dokumentacja techniczna lub skomplikowane pismo procesowe), może odmówić i wskazać innego tłumacza.

3. Dokument zawiera treści niezgodne z prawem

Tłumacz może odmówić, jeśli dokument:

• narusza prawo,
• ma charakter przestępczy,
• jest sprzeczny z zasadami etyki zawodowej.

Zawód tłumacza przysięgłego podlega odpowiedzialności karnej i dyscyplinarnej.

4. Dokument budzi uzasadnione wątpliwości co do autentyczności

Jeśli tłumacz ma podejrzenie, że dokument został podrobiony lub zmanipulowany, może odmówić jego poświadczenia – to konkretny obowiązek wynikający z etyki zawodu.

5. Tłumacz nie może zachować terminu lub warunków staranności

Tłumacz ma prawo odmówić wykonania zlecenia, jeśli:

• termin jest nierealny,
• dokument jest zbyt obszerny,
• realizacja mogłaby obniżyć jakość pracy.

Wtedy zazwyczaj proponuje rozsądny termin lub wskaże innego tłumacza.

Czy odmowa oznacza, że nie da się wykonać tłumaczenia?

Nie. To tylko informacja, że konkretny tłumacz nie może go wykonać – ale dokument zazwyczaj może wykonać inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami i kompetencjami.

Tak – dokumenty przesyłane do tłumaczenia przysięgłego są traktowane jak materiały poufne, a tłumacz przysięgły ma prawny obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej. To oznacza, że Twoje dane są chronione zarówno po stronie biura tłumaczeń, jak i samego tłumacza widniejącego na liście Ministerstwa Sprawiedliwości.

Dbamy o bezpieczeństwo na każdym etapie:

1. Bezpieczne przesyłanie plików

Korzystamy z szyfrowanych połączeń (SSL), a przesłane dokumenty nie są udostępniane ani wysyłane do zewnętrznych systemów. Trafiają wyłącznie do osoby, która jest uprawniona do wykonania tłumaczenia.

2. Brak udostępniania osobom trzecim

Tłumacz przysięgły odpowiada prawnie za ochronę powierzonych treści.
Nie wolno mu przekazywać dokumentów nikomu poza klientem lub instytucją, która zleciła tłumaczenie.

3. Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów

Dokumenty przechowywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia, zgodnie z przepisami o odpowiedzialności zawodowej tłumaczy przysięgłych. Nie są wykorzystywane w celach marketingowych lub szkoleniowych.

4. Zasady tajemnicy zawodowej

Tłumacz przysięgły podlega odpowiedzialności:

• cywilnej,
• karnej,
• dyscyplinarnej przed Komisją Odpowiedzialności Zawodowej.

Dzięki temu masz absolutną pewność, że treść Twoich dokumentów pozostaje poufna.

W praktyce oznacza to: Twoje dane nie trafią w niepowołane ręce, nie zostaną zapisane w publicznych bazach i nie będą przetwarzane poza procesem tłumaczenia.

Tak – wykonujemy tłumaczenia przysięgłe w trybie ekspresowym, a w uzasadnionych przypadkach nawet tego samego dnia, jeśli dokument i zakres prac na to pozwalają.

To rozwiązanie wybierają najczęściej osoby potrzebujące dokumentów:

• do urzędu,
• do banku,
• na rekrutację zagraniczną,
• na wyjazd służbowy lub prywatny,
• do procedur wizowych lub imigracyjnych.

Jak działa tryb ekspresowy?

1. Wysyłasz dokument (skan lub zdjęcie).
2. Otrzymujesz priorytetową wycenę – często w około  15–30 minut.
3. Jeśli dokument jest prosty (np. akt stanu cywilnego, zaświadczenie, dyplom), tłumaczenie może być gotowe jeszcze tego samego dnia lub kolejnego dnia roboczego.

Czy ekspres ma wpływ na jakość?

Nie – tłumacz przysięgły nie może obniżyć jakości pracy, nawet przy trybie przyspieszonym. Jeśli tłumaczenie nie może zostać wykonane z zachowaniem wymaganego poziomu staranności, tłumacz musi zaproponować realny termin.

W jakiej formie dostanę tłumaczenie ekspresowe?

Najczęściej:

• jako PDF (skan podpisanego i ostemplowanego tłumaczenia przysięgłego) wysyłany e-mailem,
• a następnie – jeśli potrzebujesz – wersję papierową przesyłamy kurierem lub pocztą.

To najszybszy i najwygodniejszy sposób, akceptowany przez większość instytucji.