Spis treści
Aby dobrze przygotować dokument do tłumaczenia, wykonaj wyraźny skan lub zdjęcie wszystkich stron, zadbaj o czytelność pieczęci, podpisów i dat, nie ucinaj krawędzi dokumentu, nazwij pliki w logiczny sposób i prześlij je w formacie PDF lub JPG. Jeśli dokument jest wielostronicowy, połącz strony w jeden plik. W przypadku dokumentów urzędowych sprawdź, czy instytucja wymaga tłumaczenia z oryginału, kopii czy skanu. Dobra jakość materiału przyspiesza wycenę, zmniejsza ryzyko błędów i skraca czas realizacji tłumaczenia.
Dlaczego poprawne przygotowanie dokumentów jest tak ważne?
Dobra jakość pliku to:
- szybsza wycena,
- mniej pytań i doprecyzowań,
- mniejsze ryzyko błędów,
- szybsza realizacja tłumaczenia,
- brak potrzeby dosyłania kolejnych zdjęć.
Tłumacz pracuje na tym, co otrzyma — jeśli dokument jest nieczytelny, ucięty lub rozmazany, proces się wydłuża.
W 2025 roku 90% dokumentów przesyłanych online da się przetłumaczyć bez konieczności dostarczania oryginału — pod warunkiem, że plik jest przygotowany prawidłowo.
Jakie dokumenty można wysłać do tłumaczenia online?
Praktycznie wszystkie:
- akty urodzenia, małżeństwa, zgonu,
- umowy, zaświadczenia, decyzje urzędowe,
- dokumenty pojazdów (Fahrzeugbrief, dowód rejestracyjny),
- świadectwa szkolne i dyplomy,
- dokumenty medyczne, wyniki badań,
- korespondencję sądową i administracyjną,
- faktury, raporty, umowy handlowe,
- e-dokumenty podpisane elektronicznie.
Wyjątek: niektóre wydziały komunikacji, urzędy stanu cywilnego, sądy/notariusze wymagają tłumaczenia z oryginału — wtedy trzeba dostarczyć dokument fizyczny.
Jak przygotować dokumenty papierowe?
Skan czy zdjęcie – co jest lepsze?
Najlepsza opcja: skan w formacie PDF.
W pełni wystarczająca opcja: dobre zdjęcie z telefonu.
Kiedy zdjęcie jest OK?
- dokument jest płaski i dobrze oświetlony,
- nie ma cieni, odbić i prześwietleń,
- wszystkie dane są czytelne.
Jak zrobić zdjęcie dokumentu telefonem – krok po kroku
- Połóż dokument na jasnym, matowym tle.
- Ustaw telefon prosto – nie pod kątem.
- Włącz dobre oświetlenie (najlepiej naturalne).
- Usuń cień dłoni i telefonu.
- Zrób zdjęcie tak, aby widoczne były wszystkie rogi i krawędzie.
- Nie używaj filtrów ani trybów „upiększających”.
- Sprawdź, czy wszystkie daty, pieczęcie i podpisy są ostre.
To jest dokładnie ta instrukcja, którą klienci powinni mieć „pod ręką”, żeby uniknąć dosyłania kolejnych zdjęć.
Kiedy potrzebny jest skan wysokiej jakości?
Przy dokumentach takich jak:
- świadectwa i dyplomy ze starych lat,
- dokumenty z bardzo małym drukiem,
- dokumenty z pieczęciami wodnymi, tłoczonymi, hologramami,
- umowy wielostronicowe.
Jeśli urząd wymaga tłumaczenia „z oryginału”, skan nie wystarczy — dokument trzeba dostarczyć fizycznie.
Jak przygotować dokumenty elektroniczne?
Najczęstsze formaty: PDF, PNG, JPG, DOCX, e-podpisane pliki .xml / .pdf.
Wskazówki:
- nie konwertuj dokumentów wiele razy — pogarsza to jakość,
- nie wysyłaj printscreenów, jeśli masz oryginalny PDF,
- jeśli dokument ma e-podpis, nie przerabiaj go — wyślij oryginał.
Tłumacz zapisze w klauzuli:
„Tłumaczenie sporządzono z dokumentu elektronicznego”.
Jak przygotować dokumenty wielostronicowe?
Najlepiej:
- połączyć pliki w jeden PDF,
- uporządkować kolejność stron,
- nie wysyłać 30 plików w osobnych zdjęciach.
Jeśli zdjęcia są oddzielne:
- nazwij je: 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg…
- nie wysyłaj ich w losowej kolejności.
Jak opisać i nazwać pliki, żeby przyspieszyć wycenę?
Najlepszy schemat:
Nazwa_dokumentu_JĘZYK.pdf
Przykłady:
- AktUrodzenia_PL-DE.pdf
- UmowaNajmu_EN-PL.pdf
- WynikiBadan_FR-PL.pdf
Dzięki temu tłumacz od razu wie, czego dotyczy dokument. Jeśli wysyłasz dokument wielostronicowy w oddzielnych plikach/zdjęciach, pamiętaj o ponumerowaniu w nazwach, zgodnie z kolejnością występowania stron w oryginale.
Checklista 2025 – co sprawdzić przed wysłaniem dokumentów?
Czego absolutnie NIE robić – najczęstsze błędy klientów
🔴 zdjęcia na ciemnym stole pod lampą → odbłyski i cienie
🔴 ucięte fragmenty (np. pieczęć, podpis)
🔴 dokumenty robione „z ręki”, pod kątem
🔴 wysyłanie dokumentów w Messengerze / WhatsAppie → kompresja
🔴 przeróbki w Paint / Photoshopie → odrzucenie przez urząd
🔴 wrzucanie kilku stron jako jednego zdjęcia (mozaika)
🔴 nadmierne zmniejszanie plików → rozmazany tekst
Czy dokument musi być oryginałem? Kiedy wystarczy skan lub kopia?
Tłumacz poświadczy wtedy tłumaczenie jako wykonane z:
- kopii,
- skanu,
- odpisu,
- dokumentu elektronicznego.
Oryginał jest potrzebny tylko czasami, np.:
- niektóre sprawy notarialne,
- część postępowań sądowych,
- rejestracja pojazdu – wydziały komunikacji,
- urzędy stanu cywilnego,
- procedury, gdzie urząd wymaga „tłumaczenia z oryginału”.
Zawsze warto: zapytać urząd + zapytać tłumacza przed realizacją.
Jak bezpiecznie wysyłać dokumenty do tłumacza?
Najlepsze opcje:
- formularz wyceny z szyfrowanym SSL,
- e-mail z zaufanej skrzynki,
- bezpieczny upload plików (np. link jednorazowy).
Unikaj:
- wysyłania dokumentów przez Messenger / SMS / Instagram,
- publicznych folderów Google Drive bez zabezpieczeń,
- screenów dokumentów zamiast oryginału PDF.
Podsumowanie – szybkie tłumaczenie zaczyna się od dobrego przygotowania
Dobre zdjęcie lub skan dokumentu:
- skraca czas wyceny,
- eliminuje poprawki,
- zmniejsza koszty,
- przyspiesza cały proces tłumaczenia.
W 2025 roku tłumaczenia online to standard – a optymalnie przygotowany dokument to najszybsza droga do otrzymania dokładnego, zgodnego i profesjonalnie wykonanego tłumaczenia.
